Tu en as assez de courir dans tous les sens ? De manquer de temps pour toi ? De te sentir surmené ? Ou encore de procrastiner ? Au fil du temps, nous prenons tous de mauvaises habitudes qui nuisent à notre productivité et à notre bien-être. Dans cet article je te propose 6 stratégies pour reprendre le contrôle de ton emploi du temps pour enfin te consacrer à l’essentiel. 

Youtube : Comment gérer son temps comme un pro ?

Stratégie 1 : noter tes priorités

La première étape c’est la préparation. 

Pose-toi et fixe-toi des priorités pour la journée de demain. Différencie les choses les plus importantes (les prioritaires) des moins importantes (les secondaires). Savoir prioriser c’est essentiel pour apprendre à t’adapter, mieux gérer le stress et éviter l’épuisement voire le burnout.  C’est aussi essentiel pour atteindre les objectifs que tu t’es fixés pour l’année et dont je parle dans cette vidéo.

Attention, pour ne pas te fixer trop de tâches sur une journée et te sentir surchargé, un bon compromis consiste à se limiter à 3 tâches prioritaires et 3 tâches secondaires par jour !  

Comment gérer les priorités
Savoir prioriser c’est essentiel pour apprendre à t’adapter, mieux gérer le stress et éviter l’épuisement voire le burnout. 

 Stratégie 2 : découper son agenda

Ici, j’aimerais te parler du time blocking, qui est une stratégie de gestion du temps. Elle consiste à diviser efficacement ta semaine en différents blocs, différents créneaux te permettant d’accomplir des tâches importantes mais aussi de te reposer et de prendre soin de toi. 

L’intérêt de diviser sa journée et sa semaine en blocs, c’est d’augmenter sa productivité car il est beaucoup plus efficace de faire une tâche à la fois que de faire plusieurs choses en même temps et de se laisser distraire par un mail ou un coup de téléphone. 

Avec cette méthode, tu apprends à mieux définir ce que tu as à faire, tu vas à l’essentiel et tu n’as plus le temps de procrastiner si tu t’es fixé deux heures pour réaliser une tâche par exemple.

On retrouve en général 6 blocs importants dans une semaine. Pour chacun des 6 blocs, note le temps que tu vas y passer approximativement par jour. Ne te prend pas la tête, fais-le à l’intuition. Tu auras plus conscience du temps que cela te prend avec la pratique.

  1. Les premiers blocs sont les blocs d’obligation car tu ne peux pas modifier les horaires. Par exemple aller chercher les enfants à l’école.
  2. Ensuite viennent les blocs prioritaires qui recensent les activités, les tâches et les projets importants tu veux absolument accomplir dans la semaine.
  3. Puis, les blocs secondaires qui concernent tes tâches secondaires comme les réunions, la facturation. Ces tâches doivent occuper moins d’espace dans ton emploi du temps que les prioritaires. Une erreur courante que beaucoup de gens commettent est celle de dépenser beaucoup de temps pour des choses qui sont au final peu importantes.
  4. Les quatrièmes blocs sont les blocs récurrents : ce sont les blocs des tâches que tu fais tous les jours, qui ne te demandent pas beaucoup de réflexion comme répondre aux mails. 
  5. Viennent ensuite les blocs des imprévus : que ce soit un problème technique, une réunion de dernière minute, un appel…les imprévus font partie de notre quotidien. Ici je te propose donc de te fixer une petite heure en fin de journée pour les gérer. Si tout se passe comme prévu, tant mieux, tu pourras prendre cette heure pour t’avancer sur le jour suivant.
  6. Et enfin les blocs de temps préparation pour prévoir les blocs du lendemain. Un rendez-vous annulé, de nouvelles tâches à prioriser… Une fois ta journée terminée, il est important de faire un point pour préparer la journée d’après et ne pas commencer ta journée en perdant du temps à te creuser la tête pour trouver ce que tu as à faire.

Attention, garde en tête que ton emploi du temps n’est pas figé. Il doit être adapté si nécessaire. Ce n’est pas grave si tu fais des erreurs. Tu vas réajuster les choses au fur et à mesure. 

Méthode time blocking ou comment découper sa semaine en blocs pour être plus productif
La méthode du time blocking permet d’être plus efficace en se dispersant moins.

Stratégie 3 : choisir les bons moments

La stratégie suivante est de placer les blocs de temps en fonction de ton rythme ultradien c’est-à-dire e fonction de ton niveau d’énergie et de concentration dans une journée. Si tu te connais bien, tu sais à quel moment de la journée tu es le plus apte à réaliser les tâches les plus ardues.

En somme, ce que je t’invite à faire c’est de placer les blocs prioritaires sur les moments de la journée où tu es le plus productif. Le bloc secondaire à un moment de la journée où tu es moyennement efficace.  Le bloc récurrent à un moment où tu es souvent moins efficace, car ce bloc demande peu de concentration. 

Si tu veux en savoir plus sur les moments où la concentration est à son maximum, je t’invite à consulter cette vidéo

Pense bien à utiliser un agenda matériel ou en ligne peu importe pour matérialiser ces blocs, noter ou tu dois aller, qui tu dois rencontrer, ce que tu dois faire.  Sors tous ces détails de ta tête, laisse la disponible pour des choses plus importantes.

Améliorer sa concentration avec le rythme ultradien pour être plus productif !
Utilise ton rythme ultradien pour être plus productif !

Stratégie 4 : maximiser son niveau de concentration 

Une tâche qui nécessite quelques minutes si on est concentré peut prendre une journée entière si on s’est laissé distraire. Quel que soit l’activité que tu entreprends, sois au maximum dans l’instant présent. Même si cela peut paraitre radical, n’hésite pas à mettre ton téléphone sur silencieux et à fermer tes mails pour ne pas te laisser distraire par les notifications. Tu gagneras en productivité et en sérénité ! 

Pour être productif lors de la réalisation de tes différentes tâches, tu as peut-être aussi besoin de mieux gérer ton niveau de concentration ou ta tendance à procrastiner. Une méthode que j’affectionne particulièrement pour cela est la méthode pomodoro que je te présente dans cette vidéo. Elle te permettra également de mieux découper tes blocs de tâches prioritaires.

Eloigner le téléphone pour être plus efficace
Même si cela peut paraitre radical, n’hésite pas à mettre ton téléphone sur silencieux et à fermer tes mails pour ne pas te laisser distraire par les notifications.

Stratégie 5 : appendre à dire non 

Gagner du temps, c’est aussi apprendre à dire non lorsque c’est nécessaire. 

C’est très simple d’être dispersé à cause des obligations sociales. Sauf qu’à force de dire oui à tout le monde, on se retrouve avec un agenda surchargé qui ne laisse plus le temps pour les choses importantes ou plus le temps pour soi

Apprendre à dire non avec assertivité est donc fondamental. J’ai d’ailleurs fait toute une vidéo sur ce sujet ici !

Apprendre à dire non avec assertivité
Gagner du temps, c’est aussi apprendre à dire non avec assertivité lorsque c’est nécessaire. 

Stratégie 6 : apprendre à déléguer

La dernière stratégie pour apprendre à gérer son temps et ses priorités consiste à déléguer. Déléguer nécessite d’abord à analyser ses forces et ses faiblesses et de déléguer ses faiblesses  (ou des tâches à faible valeur ajoutée) à quelqu’un de plus compétent dans le domaine. 

En faisant cela, et même si tu aimes tout faire par toi-même, tu te libéreras donc du temps pour te concentrer sur les choses importantes.

En apprenant à déléguer les tâches à faible rendement, tu te libéreras donc du temps pour te concentrer sur les choses importantes.

Et toi ? Quelles sont tes clés pour mieux gérer ton temps ? n’hésite pas à les partager en commentaire, je serais ravie de te lire. 

Conseillère en image certifiée, formatrice et coach en confiance en soi, j’exerce mon métier avec passion depuis 7 ans. Quel que soit vos ambitions, je vous accompagne dans la bienveillance, l’écoute, le respect et la confidentialité. mes séances sont des moments de bien-être, de découverte de vous-même et de bonne humeur qui mettent en valeur tout votre potentiel !

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